Política de aceptación de obsequios

Objeto de la política

CERO Cáncer de Próstata (ZERO) depende gratamente de la generosidad de donantes, socios, corporaciones y fundaciones. Esta política establece los principios, procesos y limitaciones bajo los cuales se pueden solicitar, aceptar, rechazar y administrar donaciones para garantizar su cumplimiento con la misión, las obligaciones legales y las responsabilidades fiduciarias de ZERO.

Las siguientes políticas y directrices rigen las prácticas de participación comunitaria en el apoyo filantrópico, protegiendo así a los donantes, al personal y a la propia organización de ZERO. ZERO se compromete con los más altos estándares de conducta ética en la recaudación de fondos.  

Para optimizar la financiación de particulares y otras entidades, ZERO debe poder responder con rapidez y, siempre que sea posible, afirmativamente a todas las donaciones de posibles donantes. Se entiende que, salvo indicación contraria, estas políticas son directrices y que se debe mantener la flexibilidad, ya que algunas situaciones de donaciones pueden ser complejas y las decisiones solo se pueden tomar tras una cuidadosa consideración de diversos factores interrelacionados. Por lo tanto, en algunos casos, estas políticas requerirán que el comité de desarrollo considere los méritos de una donación en particular y la recomiende al comité ejecutivo para su aprobación.  

El pago de los compromisos con ZERO podrá realizarse mediante una o varias de las siguientes opciones: efectivo, valores negociables o bienes inmuebles que se prevea razonablemente que se convertirán en efectivo en un plazo de un año. Además, ZERO aceptará bienes y servicios en especie, como se describe a continuación, incluyendo donaciones no restringidas, restringidas y de dotación. 

Guía de principios

Todas las donaciones aceptadas por ZERO deben apoyar nuestra misión de erradicar el cáncer de próstata y ayudar a las personas afectadas por esta enfermedad. Los siguientes criterios guiarán las decisiones de aceptación:

• Alineación de la misión: las donaciones deben alinearse con la misión de ZERO de acabar con el cáncer de próstata a través de la investigación, la defensa, el apoyo al paciente y el impacto en la comunidad.
• Integridad reputacional: ZERO rechazará obsequios que puedan comprometer su integridad, la confianza pública o sus valores fundamentales.
• Intención filantrópica: Las donaciones deben estar motivadas por una intención caritativa y no pueden depender de la influencia sobre programas, políticas o resultados.
• Viabilidad: Los obsequios no deben imponer cargas financieras, jurídicas, reputacionales o administrativas irrazonables a la organización.
• No discriminación: Los obsequios no pueden restringirse de una manera incompatible con la política de no discriminación de ZERO o la ley aplicable.
• Derecho de rechazo: ZERO se reserva el derecho de determinar la idoneidad y aceptabilidad de un regalo y de rechazarlo.

Tipos de regalos aceptables

ZERO puede aceptar los siguientes tipos de regalos:

• Efectivo y equivalentes: cheques, tarjetas de crédito/débito, transferencias ACH, fondos asesorados por donantes, transferencias bancarias, criptomonedas, Venmo, PayPal y efectivo.
• Promesas: Promesas de donación escritas y firmadas, de acuerdo con los requisitos de documentación de donaciones.
• Bienes inmuebles (bienes raíces): Se pueden aceptar donaciones de bienes inmuebles residenciales, comerciales o no urbanizados, sujetas a una revisión previa y la debida diligencia. Esto incluye evaluaciones ambientales, revisión de títulos de propiedad y evaluación de cualquier pasivo, como impuestos, seguros, hipotecas o costos de mantenimiento. La aprobación final recae en el Director de Desarrollo, con la asesoría de asesores legales y el Director Ejecutivo, según sea necesario.
• Valores cotizados públicamente: Valores fácilmente negociables.
• Valores de capital cerrado: sujetos a revisión por restricciones de transferencia o complejidades de valoración.
• Regalos planificados:
  • Legados mediante testamentos o fideicomisos
  • Designaciones de beneficiarios de planes de jubilación, seguros de vida o anualidades
  • Fideicomisos de remanente caritativo (como beneficiario del remanente)
  • Fideicomisos de liderazgo caritativo (como beneficiario de ingresos)
• Seguro de vida: debe nombrar a CERO como propietario y beneficiario irrevocable.
• Servicios profesionales en especie: sujetos a aprobación previa y consulta organizacional (por ejemplo, diseño gráfico, medios, legales, marketing, consultoría).

Las Promesas 

• ZERO no reconoce promesas verbales. Antes de registrar una promesa, ZERO debe contar con una promesa firmada o una carta de intención. 
• El plazo normal de pago de las donaciones operativas es de un año. Se aceptarán acuerdos plurianuales según cada caso. 

ZERO no honrará el reconocimiento permanente de los donantes (derechos de nombre del programa, fondos de dotación, etc.) si un donante no completa los pagos oportunos de una promesa. 

Valoración de regalos 

• Efectivo: En los casos en que la donación se realice en efectivo, la valoración será el importe total del donativo en efectivo. 
• Valores cotizados en bolsa: Las donaciones de valores se valorarán al valor promedio del mercado del día en que se reciba el interés total en la propiedad transferida.  
• Valores de propiedad privada: Las donaciones de acciones de capital cerrado se valorarán con base en una tasación independiente cualificada al momento de la transferencia. Por lo general, las donaciones de bienes de propiedad privada solo se aceptarán cuando se prevea su conversión en efectivo en un plazo de un año.  
• Bienes inmuebles: Según las regulaciones del IRS, las donaciones de bienes inmuebles se informan en función del valor tasado, según lo determine un tasador independiente calificado, dentro de los 60 días posteriores a la fecha de transferencia.  
• Seguro de vida: Para efectos de reconocimiento, los obsequios de seguros de vida se valorarán con base en el valor de rescate a la fecha de la transferencia. 
• Servicios: Las donaciones de servicios son contribuciones de servicios facturables directamente relacionados con el negocio o la profesión del proveedor. Se reconocerán por los gastos reales facturados, pero no se pagarán. La donación de servicios se acreditará mediante una factura anulada o cancelada que indique la fecha, el tipo de servicio prestado, la cantidad, el costo total y el importe aportado o condonado. 
• Regalos en especie – Los obsequios en especie no tienen valor CERO en su reconocimiento al donante. 

Restricciones 

Se recomiendan las donaciones restringidas designadas para un programa ZERO vigente; sin embargo, ZERO generalmente no acepta donaciones restringidas de donantes con un historial de donaciones inferior a $10,000. Las donaciones de $10,000 a $50,000 solo se restringirán a gastos o programas presupuestados actualmente, a menos que formen parte de una campaña de recaudación de fondos o de capital restringida.  

Cualquier restricción sobre cómo ZERO utilizará nuevos obsequios o designaciones podrá ser revisada por el CDO, el CEO o los comités de desarrollo y ejecutivo. 

Se podrá establecer una dotación permanente con un nombre con una donación mínima de $1,000,000.

Se podrán establecer fondos designados por la Junta Directiva, los cuales funcionarán como fondos de dotación, y los intereses se destinarán únicamente a los fines especificados. Sin embargo, la Junta Directiva se reserva el derecho de gastar el capital del fondo o redirigirlo según sea necesario para el bien de la organización. 

Regalos en efectivo 

Se aceptarán obsequios en forma de efectivo y cheques independientemente del monto, a menos que, como en el caso de todos los obsequios, exista duda sobre si el donante tiene título suficiente sobre los activos o es mentalmente competente para transferir legalmente los fondos como obsequio a ZERO. 

Todos los cheques deben hacerse a nombre de ZERO y en ningún caso podrán hacerse pagaderos a un empleado, agente o voluntario para crédito de ZERO. 

Transferencias y ventas de acciones 

En el caso de una donación o pago de promesa en forma de valores negociables, las acciones se venderán tan pronto como sea posible tras la transferencia de propiedad del donante a ZERO. 

La donación se evaluará con base en el valor promedio de mercado de las acciones en la fecha de transferencia. 

• Cualquier ganancia o pérdida en el valor de las acciones que resulte del momento de la venta no se sumará ni se restará de la evaluación de la donación. 
• Se entiende que el donante, al transferir la propiedad de las acciones, está haciendo una contribución caritativa y, como tal, no tiene derechos sobre la disposición, venta o retención de ninguna acción donada a ZERO.

Regalos inmobiliarios 

• No se aceptará ninguna donación de bienes inmuebles sin la aprobación previa de los comités de desarrollo y ejecutivo. 
• No se aceptará ningún regalo de bienes inmuebles sin que antes sea tasado por un tercero independiente elegido por ZERO que no tenga ninguna relación comercial ni de otro tipo con el donante. 
• Para que las donaciones de propiedad sean reconocidas, debe haberse producido una transferencia completa de propiedad. 
• Todas las donaciones de bienes recibidas se convertirán en efectivo lo antes posible. Por lo general, ZERO no aceptará donaciones de bienes a menos que el donante garantice la conversión en efectivo en un año o sea probable que ocurra en ese mismo plazo. 
• Los gastos asociados a cualquier donación de propiedad deberán ser asumidos por el donante, incluidos los honorarios de pruebas ambientales y tasación. 
• Todos los obsequios de propiedad recibidos por ZERO y enajenados (vendidos, etc.) serán debidamente informados al IRS, según lo requerido. 

Bienes muebles tangibles 

No se aceptarán joyas, obras de arte, colecciones ni otros bienes personales a menos que el empleado, agente o voluntario que trabaje en nombre de ZERO tenga motivos para creer que su valor supera los $10,000. Los artículos donados a ZERO para su uso en eventos, subastas, etc., con fines de recaudación de fondos están exentos de esta política. 

ZERO no aceptará ningún bien mueble a menos que existan razones para creer que puede disponerse rápidamente de él. No se aceptará ningún bien mueble que obligue a ZERO a la propiedad de su uso a perpetuidad. No se aceptará ningún bien perecedero ni que requiera instalaciones o medidas de seguridad especiales sin la aprobación previa del Director de Desarrollo. 

Requisitos de tasación 

Según lo exige el código tributario, las donaciones de bienes que no sean valores cotizados en bolsa deben ir acompañadas de una tasación si el valor estimado supera los $5,000. La tasación debe ser realizada por un tasador independiente cualificado. El tasador no puede estar asociado con ZERO ni con ninguno de sus empleados. Cuando la donación se destine a financiar una ocasión de reconocimiento específica, el donante debe comprometerse a cubrir cualquier déficit resultante de la conversión de la donación de bienes en efectivo.  

Los donantes de bienes inmuebles deben buscar su propio asesoramiento legal y fiscal. ZERO se reserva el derecho de rechazar donaciones de bienes inmuebles si se determina que el donante no ha cumplido con los requisitos de tasación del IRS o si no se ha obtenido el asesoramiento de un abogado independiente. 

Todos los costos asociados con la obtención de una valoración calificada correrán a cargo del donante. 

Legados 

• ZERO fomentará activamente las donaciones mediante testamentos (legados) y estas deberán reflejar el legado del donante con la organización. 
• El personal de desarrollo y el director ejecutivo fomentarán la transferencia de activos mediante legados con valor inmediato cero o de fácil liquidación. Se desaconsejarán o rechazarán las donaciones que parezcan implicar un mayor costo que beneficio. 
• Las restricciones y designaciones de los donantes sobre el uso de los legados se cumplirán en todas las circunstancias razonables. De no existir restricciones ni designaciones, el producto de los testamentos y legados se utilizará como donaciones sin restricciones a ZERO.
• La organización no ofrece anualidades de donaciones benéficas. ZERO puede ser beneficiario de anualidades administradas por una entidad externa, como una fundación comunitaria.

Regalo de seguro de vida 

ZERO alentará a los donantes a nombrar a ZERO como beneficiario para recibir la totalidad o una parte de los beneficios de las pólizas de seguro de vida que hayan adquirido. 

Sin embargo, ZERO no aceptará, por norma general, donaciones de donantes para adquirir un seguro de vida. Se harán excepciones a esta política solo después de investigar las leyes estatales/provinciales pertinentes para garantizar que ZERO tenga un interés asegurable según la legislación estatal/provincial aplicable. 

No se podrá respaldar ningún producto de seguro para su uso en la financiación de donaciones a ZERO sin la aprobación de la junta. 

Regalos que requieren revisión previa

Los siguientes tipos de obsequios requieren la revisión y aprobación del Director de Desarrollo (CDO), con aportes del Director Ejecutivo (CEO), los Comités de Desarrollo y/o Ejecutivo, o un asesor legal según sea necesario:

• Bienes muebles tangibles: Vehículos, obras de arte, equipos y objetos de colección. Se evalúan según su estado, uso, potencial de reventa y costos asociados.
• Bienes raíces: requiere una valoración formal, inspección del sitio, revisión ambiental y evaluación de pasivos (impuestos, hipotecas, mantenimiento).
• Intereses comerciales de propiedad cerrada: requiere revisión de la propiedad legal, transferibilidad, comerciabilidad y pasivos asociados.
• Pólizas de seguro de vida: cuando aún quedan primas pendientes, el donante debe aceptar seguir pagándolas.
• Regalos en efectivo con importantes restricciones para los donantes; y 
• Todos los regalos de artículos inusuales o regalos de valor cuestionable. 

ZERO revisará cuidadosamente todos los obsequios que impliquen un riesgo significativo antes de aceptarlos. Se acusará recibo de todos estos obsequios al recibirlos, notificándose por escrito al donante que, debido a la naturaleza del obsequio y sus riesgos inherentes, es necesario revisarlos antes de su aceptación final. 

Derecho de rechazo

ZERO se reserva el derecho de rechazar cualquier regalo que:

• Viole sus Artículos de Incorporación o propósito caritativo
• Pone en peligro su estatus de exención de impuestos 501(c)(3)
• Es demasiado difícil, costoso o poco práctico de administrar.
• Contiene restricciones irrazonables o intereses condicionales
• Crearía un riesgo, una responsabilidad o una publicidad adversa inaceptables
• Incluye términos para el beneficio personal de cualquier individuo.
• Conflictos con las políticas de conflicto de intereses de ZERO

Roles y Responsabilidades

• Director de Desarrollo (CDO): Autoridad principal para evaluar, aceptar y documentar todos los obsequios.
• Director Ejecutivo (CEO): Consultado sobre obsequios de alto riesgo o que puedan afectar a la reputación.
• Comité de Desarrollo y/o Comité Ejecutivo: Consulta sobre obsequios de alto valor o riesgo.
• Asesoría legal: se contrata según sea necesario para donaciones complejas o de alto valor.

Responsabilidad del donante y asesoramiento profesional

ZERO anima a todos los donantes a buscar asesoramiento legal, fiscal y financiero independiente. ZERO no proporciona asesoramiento legal ni financiero y no asume ninguna responsabilidad por las implicaciones fiscales o legales de una donación. La responsabilidad final con respecto a las evaluaciones, la deducibilidad fiscal y/o los asuntos legales recae completamente sobre el donante.  

ZERO puede buscar su propio asesoramiento legal antes de aceptar obsequios complejos, en particular aquellos que involucran bienes raíces, intereses comerciales u otros activos no monetarios.

La información proporcionada por ZERO sobre la planificación de donaciones es sólo para fines ilustrativos y no debe confiarse en ella de forma exclusiva.  

Para evitar conflictos de intereses, el ejercicio no autorizado de la abogacía, la prestación de asesoramiento en materia de inversiones y/o la difusión de asesoramiento en materia de impuestos a la renta o al patrimonio, todos los donantes de donaciones de propiedades deben indicar a CERO los asesores profesionales que emiten opiniones sobre la donación. 

Reconocimiento y administración de obsequios

Todas las donaciones aceptadas serán reconocidas de acuerdo con las regulaciones del IRS y los estándares de reconocimiento de donantes de ZERO. Las restricciones y designaciones de uso de los donantes se respetarán en la medida en que se ajusten a la misión y las políticas de ZERO. Los compromisos se reconocerán y/o conmemorarán públicamente, de acuerdo con los deseos del donante y las políticas aprobadas por la Junta Directiva. Se respetarán las solicitudes de anonimato de los donantes. Se asumirá el permiso para reconocer públicamente a un donante y su donación, a menos que este solicite lo contrario. 

Problemas administrativos 

ZERO no actuará como albacea del patrimonio de un donante, ni tampoco actuará como fideicomisario de ningún fideicomiso, excepto en una circunstancia apropiada, como un fideicomiso de remanente caritativo, cuando la organización sea el único beneficiario del remanente. 

ZERO podrá aceptar la designación como beneficiario de ingresos de un fideicomiso de beneficencia principal, sujeto a la aprobación de la Junta Directiva. ZERO no aceptará el nombramiento como fideicomisario de un fideicomiso de beneficencia principal. 

Pago de tasas relacionadas con donaciones a ZERO

Honorarios o comisiones del buscador 

ZERO no pagará honorarios a ninguna persona como contraprestación por una donación a ZERO. Se entiende que dichos honorarios pueden ser legales o no, y que, en el caso de donaciones diferidas irrevocables relacionadas con la gestión de activos, el pago de dichos honorarios podría someter a ZERO, su administración y su junta directiva a las regulaciones federales, estatales y provinciales de valores. 

Honorarios profesionales 

ZERO pagará honorarios razonables por los servicios profesionales prestados en relación con la realización de una donación a ZERO. Dichos honorarios se pagarán únicamente con la aprobación previa por escrito del comité de desarrollo. Dichos honorarios se pagarán únicamente tras consultar con el donante y obtener su aprobación. 

El compromiso de ZERO con nuestros donantes 

No venderemos, compartiremos ni intercambiaremos los nombres ni la información personal de nuestros donantes con ninguna otra entidad, ni les enviaremos correos en nombre de otras organizaciones, salvo que sea necesario compartir información limitada con nuestra Cooperativa, como se describe a continuación. Esta política se aplica a toda la información recibida por ZERO, tanto en línea como fuera de línea, así como a cualquier comunicación electrónica, escrita u oral. En la medida en que las donaciones se procesen a través de un proveedor de servicios externo, la información de nuestros donantes solo se utilizará para los fines necesarios para procesar la donación.

Los nombres de los donantes se divulgarán para fines de reconocimiento y para los requisitos de informes del IRS. ZERO hará todo lo posible por respetar y proteger toda la información confidencial proporcionada durante el proceso de donación.

Cooperativas

Para optimizar nuestras estrategias de recaudación de fondos y reducir nuestros costos, ZERO Prostate Cancer puede intercambiar partes de nuestras listas de donantes (nombres y direcciones) con organizaciones sin fines de lucro seleccionadas mediante la membresía en ciertas "cooperativas" sin fines de lucro. Estos intercambios nos ayudan en nuestras iniciativas de recaudación de fondos y divulgación. Tenga en cuenta que usted será automáticamente elegible para ser incluido en estos intercambios de datos a menos que se excluya. Si prefiere no participar en el intercambio de listas y desea excluirse, puede enviarnos un correo electrónico en cualquier momento con "no intercambiar" en el asunto o llamarnos a info@zerocancer.org e informarnos que no desea que se compartan su nombre y dirección. Incluya su nombre completo y dirección para que podamos identificar correctamente su registro. En cualquier caso, haremos todo lo posible para responder con prontitud a su solicitud de no ser incluido en dichos intercambios por correo postal o electrónico.

Revisión de políticas

El Equipo de Desarrollo revisará esta política al menos dos veces al año y la actualizará según sea necesario. Los cambios significativos serán aprobados por el Director Ejecutivo y la Junta Directiva.